När en pump inte fungerar tillfredställande eller då en ny pump eller ett nytt pumpsystem skall inköpas är det av yttersta vikt att kartlägga förutsättningarna för pumpen. Ofta ersätts en uttjänt pump av en ny pump med samma storlek och kapacitet, vilket inte alltid är optimalt då förutsättningarna kan ha ändrats. Även om det är av betydelse att en pumps dimensionering anpassas till det verkningsområde som pumpen arbetar i är det vanligt att den dimensioneras baserat på bristfälliga data. Eftersom underdimensionering kan få svåra följdeffekter överdimensioneras många pumpar, vilket leder till ett onödigt högt energibehov och försämrad pumpekonomi. För att lyckas med upphandling av en pump kan det vara till hjälp att använda Energimyndighetens kravspecifikation för pumpar.

För att kunna definiera det optimala valet av pump och optimala energieffektiviseringsåtgärder måste en pumpanalys göras. en pumpanalys görs genom att man på plats noga mäter flöde, tryckskillnader och motorns elkraft. Noggranhetskravet för dessa mätningar i en pumpanalys är ungefär 2 till 3 procent.

Energimyndigheten har i sin publikation krav på pumpar listat ett antal moment som krävs för att kartlägga förutsättningarna kunna avgöra huruvida en pump bör uppgraderas, ersättas eller nyprojekteras.

• Mät flödet storlek och dess variation över tid. Det kan exempelvis göras med hjälp av en portabel utanpåliggande flödesmätare. Mät också trycket för pumpen, efter ventilen, samt motoreffekten.
• Undersök om det finns något alternativ till att köpa en ny pump. Exempelvis kan det vara möjligt att uppgradera en pump till dess ursprungliga prestanda. Pumpen kan också beläggas med komposit och renoveras för att förbättra tätning och lager. Om pumpens kapacitet överstiger behov kan eventuellt pumphjulet anpassas till den aktuella driftpunkten. Som regel är dessa åtgärder billigare än en nyinvestering och dessutom så undviker man kostnader för nya fundament, rörsystem och komponenter. 
• Kartlägg om pumpens drivmotor är i tillräckligt gott skick för att kunna fortsätta att användas. Detta gäller främst om motorn är av klass eff1. Om motorn är av lägre klass kan det vara lönsamt att investera i en ny motor eftersom det skulle medföra minskade driftkostnader. 

Om du har bestämt dig för att ersätta en befintlig pump är det viktigt att den nya pumpen anpassas till de aktuella behoven. Ta därför reda på om det skett några systemförändringar, eller förändringar i kapacitetsbehov, och tryck- eller flödesvariationerna sedan den förra pumpen installerades. ta också hänsyn till de erfarenheter som driftpersonal har.