Många VVS-system är inte anpassade till de behov och förutsättningar som är aktuella och det är vanligt med felaktigheter som beror på exempelvis felaktig projektering, felaktig montering och eftersatt skötsel och underhåll. Det finns också VVS-system som fungerar, men som inte tillgodoser de verkliga värme- och ventilationsbehoven. Ofta sker det stora förändringar, så som att den ursprungliga produktionsutrustningen i en lokal byts ut mot en mer effektiv utrustning eller att lokalen utnyttjas för andra ändamål än vad VVS-systemet var anpassat till, utan att VVS-systemet anpassas till de nya behoven. Ofta används det urspungliga VVS-systemet som eventuellt blivit kompletterat med ytterligare komponenter. Resultatet av sådana förändringar och kompletteringar blir ofta att lokalen ventileras onödigt mycket med en alltför hög energianvändning som följd.

Det är också viktigt att specificera vilka verkliga krav på temperaturer och ventilationsmängder som ställs i olika lokaler. Som regel är det de personer som arbetar i lokalen som ställer de hårdaste kraven, medan kraven för maskiner och utrustning är mildare eller obefintliga. Således är det av intresse att kartlägga varför personer vistas i lokalen, i vilken del av lokalen som de vistas, hur ofta och hur länge de är där.